Knopen in het orderproces

Het lijkt misschien een open deur, toch wordt er al gauw aan voorbij gegaan: in vrijwel ieder productiebedrijf is wel iets aan te merken op het ERP-systeem. Dat kan het gevolg zijn van een bewuste afweging van kosten en baten bij de pakketselectie of omdat omstandigheden nu eenmaal veranderen na verloop van tijd. Belangrijker is de vraag hoe uw medewerkers hier mee omgaan. De afloop van het orderproces als geheel moet niet uit het oog worden verloren bij het zoeken naar praktische oplossingen. De meeste ‘knopen’ in het orderproces ontstaan door onvoldoende overzicht en met de gedachte dat “het niet anders kan”.

LOGICS bekijkt bij veel verschillende bedrijven hoe de afhandeling van orders verloopt en waar verbeteringen mogelijk zijn. Uiteraard ondersteunt elk ERP-systeem de administratieve afhandeling van de orders; soms recht-toe-recht-aan, soms in alle finesses.

Desondanks is het vertrouwen in het voorraadbeheer opvallend vaak – en meestal terecht – gering. Daarnaast is een algemeen bekend probleem van de meeste ERP-systemen de P van Planning, want dat doet ’t eigenlijk niet. Het belang hiervan wordt naar de mening van LOGICS nog steeds onderschat! Deze manco’s resulteren in veel dubbele werkzaamheden en leidt tot enorm veel extra afstemming (mondeling, met post-it’s of via e-mails).

LOGICS ziet regelmatig dat work-arounds worden bedacht – niet zelden uiterst creatief – omdat het bedrijfsinformatiesysteem niet adequaat werkt, niet effectief is ingericht òf simpelweg omdat het niet slim wordt gebruikt. De meest herkenbare symptomen zijn lijsten die in Excel worden bijgehouden, die niet alleen omslachtig zijn en extra risico’s op fouten met zich meebrengen, maar die na een tijdje ook een eigen leven gaan leiden.

Situaties die tot veel verstoring leiden zijn bijvoorbeeld projectactiviteiten die ‘even’ naast de reguliere orders moeten worden uitgevoerd, het ontbreken van een gerichte werkuitgifte, afzonderlijke lijsten met leveringen die ècht de deur uit moeten, prioriteitstelling voor belangrijke klanten zonder (dat er tijd is om) de consequenties te beschouwen. En zo zijn er in elk productiebedrijf wel voorbeelden te vinden. De kosten door alle inefficiëntie die hiermee gepaard gaat, worden vaak niet beschouwd.

Let wel, het ERP-systeem is bijna nooit de basis van het probleem. Automatiseren is dan ook niet dè oplossing, het begint met het organiseren van de taken en informatie in uw bedrijfsproces. Dat is bij uitstek een vraag waar LOGICS bij kan helpen, vanuit een rationele benadering: mèt overzicht en gericht op resultaat. Alleen op deze manier haalt u de onnodige knopen uit uw orderproces en grijpen de verschillende disciplines op de juiste manier in elkaar.